一、概述
采購管理是為了滿足企業(yè)生產(chǎn)、工作所需的物料與用品,保證正常的生產(chǎn)、工作秩序。其主要內(nèi)容包括采購市場調(diào)查、供應商選擇、采購合同簽訂、大宗材料招標、采購計劃確認、采購訂單確認、采購材料入庫、采購結算、供應商評估、供應商檔案管理,有規(guī)模的企業(yè)還包括違約處理等內(nèi)容。雖然設備采購也屬于采購管理內(nèi)容,但實踐中多數(shù)企業(yè)通常將設備采購列入設備管理范疇,信息設備及硬件軟件采購則列入信息管理范疇,這也符合“專業(yè)的人做專業(yè)的事”的原則,既方便管理,也能節(jié)省人力成本。也有企業(yè)將生產(chǎn)材料采購與非生產(chǎn)材料采購分開管理,采購工作分屬不同部門、不同員工并無不可,關鍵在于控制采購成本、控制采購流程、控制采購質量,滿足生產(chǎn)、工作要求。本書從采購管理的通用流程入手,介紹采購管理的原則與方法。
二、實戰(zhàn)方法
采購市場調(diào)查管理
做好市場調(diào)查是保證采購質量的第一環(huán)節(jié)。除了零星采購之外,企業(yè)所有批量采購、重復采購都必須在充分開展市場調(diào)查的基礎上進行。并且進行市場調(diào)查的決不僅僅由采購員獨自完成。有條件的企業(yè)應該設置專職或兼職的市場調(diào)查員,將企業(yè)所需的主要材料,每種至少調(diào)查三家以上材料市場、三家以上供應商,每次調(diào)查都必須列表上報,詳細記錄調(diào)查對象、地址、聯(lián)系方式、資質材料,并提供原始報價記錄。調(diào)查材料或調(diào)查報告由專人整理歸檔。企業(yè)組織多人進行市場調(diào)查后,形成本企業(yè)的《意向供應商名錄》。
特別提示,即使企業(yè)只需要一個采購員就能完成主要采購工作,企業(yè)也有必要安排他人進行市場調(diào)查,以確保企業(yè)有供應商選擇的主動權。
供應商選擇管理
只有進入《意向供應商名錄》的供應商才能成為企業(yè)的選擇對象。采購人員主導合作談判,企業(yè)的技術、生產(chǎn)、工藝、品質、成本、物流負責人參與討論選擇。必要時,工藝、品質人員還需要對供應商提供的樣品進行檢測,確認符合企業(yè)生產(chǎn)要求,才能列入談判對象。
供應商選擇是確定雙方愿意合作,能夠合作,并不是下訂單。企業(yè)通常對主要材料供應商至少確認三家以上可合作對象。合作規(guī)模、合作頻率在合同中明確。
采購合同簽訂管理
企業(yè)對于大批量采購、重復采購的材料,應該先和供應商簽訂買賣合同,確定雙方的合作方式、送貨、驗貨標準、結算頻率、結算方式,約定違約責任,然后每月另訂供貨數(shù)量。大的企業(yè)通常一種材料向多家供應商要貨,然后在生產(chǎn)實踐中比較選擇,加大質優(yōu)價廉的廠家供貨,減少質量不穩(wěn)定或配合度差的廠家供貨。
大宗材料招標管理
大宗材料招標采購有二個目的,一是尋找最優(yōu)性價比供貨廠家,二是防范采購風險,讓采購工作在陽光下操作。企業(yè)負責人要組織招標書制作,并在公開的媒介上發(fā)布招標公告,當然,企業(yè)可以通知意向供應商投標,但在揭標之后,企業(yè)任何人不得向投標方提供標的信息或暗示相關信息。一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作,必須嚴懲不貸。
企業(yè)要成立有采購、技術、生產(chǎn)、工藝、品質、成本、物流負責人參加的評標小組。投標單位按要求投標,企業(yè)按公布的時間當場揭標,宣布中標單位,并與中標單位簽訂買賣合同。同時將其他投標資料整理歸檔,以備以后查驗。
采購計劃確認管理
采購計劃應該由生產(chǎn)負責人提供,而非采購人員自己制訂。采購人員要做的是確認生產(chǎn)部門提供的采購計劃是否可行,采購周期能否滿足生產(chǎn)需求,給予生產(chǎn)部門負責人明確答復,并簽字確認。采購人員不能對生產(chǎn)部門提交的采購計劃隨意調(diào)整,最多可以分批到貨,總之,以滿足生產(chǎn)要求為準則。
到此為止,企業(yè)采購員所做的工作應該轉移給采購部的跟單員,確認計劃、下達訂單,按企業(yè)已簽合同執(zhí)行就可以了。采購員完全可以將精力集中在市場調(diào)查、供應商拜訪、供應商選擇或供應商管理上面。采購員跟單是一種人力資源的浪費。
采購訂單確認管理
這是指企業(yè)向供應商下達采購訂單,讓供應商確認回復。如果甲供應商不能按要求供貨,訂單跟蹤人員就應該立即與乙供應商溝通,以確保企業(yè)生產(chǎn)所需的材料及時到位并且能夠配套生產(chǎn)。這也是為什么前面一直強調(diào)同一材料要選擇多家供應商的原因所在。
采購材料入庫管理
這項工作甚至不需要采購部門員工參與,最多由采購部跟單員提醒有貨到廠就行了。材料合格檢驗是品質人員的事情、材料數(shù)量是否準確是倉庫人員的事情。把采購工作的不同環(huán)節(jié)交給企業(yè)不同員工進行,也可以大大降低采購職務犯罪的可能。那種讓采購員包攬采購訂貨、入庫、結算所有環(huán)節(jié)的做法應該摒棄。
當然材料入庫情況,倉庫人員應該反饋給采購跟單員,以便進一步跟進,以確保材料按時入庫、配套入庫。
采購結算管理
采購結算無疑是財務人員的工作,讓采購員負責結算工作,不僅分散采購員的精力,也給供應商拉攏腐蝕采購員留下空隙。如果企業(yè)不能按時結算,勢必影響后續(xù)采購下單。采購員跟蹤結算有百害而無一利。通常各種采購材料的入庫單據(jù)當天就應該送到財務部結算會計或成本會計手上。結算會計按合同約定按時與供應商對賬,按合同約定付款是最佳管理方式。
當然,必要時,財務人員可以反饋結算情況給采購員,讓采購員在洽談合作時心中有數(shù)。
供應商評估管理
供應商評估是供應商管理的重要手段,企業(yè)必須定期組織采購、技術、生產(chǎn)、工藝、品質、成本、物流負責人進行供應商評估,最好一年進行一次。從供應商資質、供應能力、配合度、材料合格率等方面進行等級評定。每種主材供應商都評出優(yōu)先等級。今后加大優(yōu)質供應商訂貨、減少或淘汰次等供應商供貨,不斷優(yōu)化企業(yè)的供應商隊伍。必要時,企業(yè)可每年召開一次供應商獎勵大會,給優(yōu)質供應商授牌。供應商等級評定結果歸檔。
供應商檔案管理
供應商檔案管理必須納入企業(yè)檔案管理范疇。所不同的是,供應商檔案必須時時更新,至少每月進行更新,記錄供應商供貨情況、結算情況、退貨換貨情況,為企業(yè)優(yōu)化供應商隊伍提供數(shù)據(jù)支撐。
采購管理綜述
采購是利潤的源泉,又是腐敗的土壤;采購是制造的龍頭,也是生產(chǎn)的緊箍咒;采購是多人向往的職位,也是老板頭疼的崗位。因為,打工者取得采購一職,就如同找到了發(fā)財之路;采購無法滿足生產(chǎn)的需求,就會變成人人抨擊的靶心;無法控制的采購漏洞,也就成為老板心中揮之不去的疼。既然無法堵塞采購漏洞,很多老板也就自然而然施行了重用家人的政策。因為與其肥水流了外人田,還不如讓自己的親朋來做。
沒有監(jiān)督的權力必然產(chǎn)生腐??;沒有過程的控制,很難達成理想的目標。任何靠個人自覺的管理注定是走不遠的。沒有制度規(guī)范、沒有操作流程,圣人去采購也會收回扣,道德模范去采購也會被拉下水。傳統(tǒng)的采購流程讓一人操辦,不出事、不腐敗,那才叫奇跡;出事、腐敗才叫正常。
規(guī)范采購管理的方法如下:
一、 采購流程細分、采購責任細分
我們知道采購活動通常分為幾個步驟:采購計劃、市場調(diào)查、貨比三家、討價還價、選擇供應商、合同草簽、合同審批、下單訂貨、貨物驗收、品質檢驗、生產(chǎn)反饋、貨款結算。不少小企業(yè),這一系列流程活動幾乎是一人承擔,責任自然也在一個人身上。采購員在整個采購活動中擁有絕對的權力。采購員與供應商之間有地下交易,是十分方便的事情。
如果我們把以上流程活動分派給不同的崗位員工擔任,控制就變得非常簡單了。生產(chǎn)單位下達采購計劃,市場調(diào)查、貨比三家由一個崗位承擔;討價還價由另一個崗位承擔;選擇供應商與合同草簽由再由其他崗位承擔;合同審批由二至三個管理崗位承擔;下單訂貨由一個專門崗位承擔;貨物驗收、品質檢驗、生產(chǎn)反饋本來就是不同崗位在承擔,不過是他們的責任更明確;貨款結算這一環(huán)節(jié)千萬不能讓采購員承擔,由供應商按流程直接到結算中心結算。整個采購活動仍然連貫在一起,只不過責任細分到了不同的崗位。供應商再想行賄其中的某一個員工沒有意義,行賄全體采購流程上的所有崗位員工相當復雜、相當困難!任何一個稍具商業(yè)頭腦的人都不會再去琢磨歪門邪道的事兒了,降低成本、保質保量,按合同供貨就成了他唯一的選擇。
二、 嚴格挑選采購人員
公司將采購權限下放給各生產(chǎn)單位,但采購人員的任用權控制在公司手上。用人單位可以提報人選,但最終是否選用,還得公司負責人說了算(審批),防止采、用人員串通一氣。在企業(yè)內(nèi)部又增加了一道防火墻。
三、 嚴格控制采購過程
當我們將采購活動按流程細分之后,控制采購過程就變得相對簡單。所有市場調(diào)查、貨比三家、討價還價的信息資料都必須按規(guī)定上報存檔。合同管理、供應商管理更是只能加強,不能放松。除了貨物驗收、品質檢驗、生產(chǎn)反饋在時時監(jiān)督采購活動成果之外,還要另設監(jiān)察審計部門進行重點監(jiān)控。所有采購人員的所有采購活動都在雙向監(jiān)督之下。采購人員的任何不法舉動都可能被及時發(fā)現(xiàn)。
四、 所有采購都可追蹤
由于整個采購流程上的每一個活動都有檔案記錄,任何一項采購結果沒有達成目的,都可以迅速查明問題出在哪一個環(huán)節(jié),責任人基本上難逃“法眼”。
五、 采購品質決定績效
以往采購員一人大包大攬的采購方式,由于采購員是親信,即使采購物品出了問題,往往都是不了了之。可謂買多買少一個樣,買好買壞一個樣。說白了就是工資照拿,回扣照吃?,F(xiàn)在不一樣了。采購數(shù)量是采購人員計算基本工資的主要指標,但采購品質才是決定采購人員工作績效的關鍵績效指標。并且我們還要加大績效獎金的比重。比如說,績效獎金至少占采購人員工資總額的百分之五十或更多,讓采購合格率成為采購人員工資收入的決定因素。
三、參考案例
附1:如何贏得供應商尊敬?
一說到供應商管理,總是遭到質疑:自己企業(yè)欠供應商的錢,如何管理供應商?生產(chǎn)型企業(yè)或者說發(fā)包方,欠供應商的錢應該是常態(tài),不欠供應商的錢則說明雙方已經(jīng)終止了合作關系。實際情形是:規(guī)模越大的企業(yè)欠供應商錢越多、合作越久,欠錢越多。只有集市貿(mào)易,完全靠現(xiàn)金結算,才無欠錢之說。
“打鐵要靠本身硬”。要管理好供應商,首先發(fā)包企業(yè)必須自身管理到位,必須信守合同、說到做到。退一步再說,當準備管理供應商的時候,說話算數(shù),既對現(xiàn)行交易負責,也對歷史往來負責。只要一諾千金,相信管理供應商就不是難事。
供應商管理混亂或沒有供應商管理的企業(yè),原因不外乎兩個方面。一是企業(yè)本身的誠信有問題;二是采購人員或結算人員有問題,本來可以走正規(guī)渠道結算貨款,但被少數(shù)握有實權的人物把控,沒有回扣、不給個人好處,貨款結算日期就被一推再推。正常秩序被破壞之后,循規(guī)蹈矩的人也被迫加入行賄行列。因行賄少或行賄無門的供應商就開始控告采購部門和結算部門。這些“肥缺”部門也成了內(nèi)部員工角逐的熱門崗位。為了“一碗水端平”,讓好處大家均占。老板不得不頻頻更換采購人員和結算人員。人人皆知“撈好處”的時間短暫,故而惜時如金。企業(yè)供應商管理的惡性循環(huán)便愈演愈烈——因為貨款結算難,供貨價格必然加高。
筆者十幾年前,就曾遇到過企業(yè)原材料及外協(xié)供應四處告急——在企業(yè)危難之際被推上采購管理副總的寶座。的確這一職位對別人而言即意味著發(fā)財,對我而言則意味著發(fā)難——不徹底扭轉原材料及外協(xié)件供應的被動局面,于我則意味著下課。
在和老板約法三章之后,我開始走馬上任。沒有企業(yè)老板的支持,巧婦難為無米之炊,任誰能耐再大,也會寸步難行。我采取的步驟如下:
一、分別約談主要供應商,在我權限范圍內(nèi)盡量滿足供應商提出的要求,并承諾說到做到。
二、取得主要供應商的信任之后,其他供應商有意繼續(xù)合作者將主動前來洽談,對價格公道、質量保證的協(xié)作單位,選擇繼續(xù)合作,雙方同樣做出互信承諾。
三、對于無意繼續(xù)合作的單位,任由其自愿選擇結算方式,在不損害企業(yè)利益的前提下,用文字約定余款清算方式。
上任不到三個月,由于承諾都兌現(xiàn)了,在供應商心目中有了一定的口碑,不僅老的供應商愿意和我們繼續(xù)合作,同時也吸引了不少新的供應商加入合作行列。自己言而有信,管理供應商才能水到渠成。
任何企業(yè),只要采購鏈上的每一個員工都能行得正(不去不應該去的場所)、說得正(言而有信并且語氣不為難供應商)、坐得正(屁股不坐錯地方,不接受工作餐之外的吃請)、做得正(拒絕小恩小惠、拒收回扣),企業(yè)管理供應商就簡單易行。
我并不反對與供應商一起吃工作餐,但我有一個原則:凡是新增的供應商,在他的樣品沒有確定或產(chǎn)品質量沒有穩(wěn)定之前,連工作餐我也不會和他同桌的。我不能給他以任何走捷徑的借口或發(fā)揮想象的空間。曾經(jīng)有一個老板約我吃飯長達半年時間都沒有成功,原因至今他可能都不知道。他只是報怨:“張總架子真大,約他吃個飯,半年都排不上。”
中國古語有云:“吃了人家的嘴軟,拿了人家的手軟。”采購人員對此不可不察。
拒絕供應商賄賂,可能會被其罵作傻瓜。但這是贏得供應商尊敬的最起碼的條件,最重要的因素當然是言而有信。
附2:供應商如何與供貨企業(yè)打交道?
誰都知道羊毛出在羊身上,供應商支付的小恩小惠都來自受供企業(yè)。如果考慮了行賄成本,勢必增加供貨價格。提高供貨價格,一是減少了供應貨物的競爭力,二是增加了受供企業(yè)的采購成本,三就是變相降低了受供企業(yè)的產(chǎn)品市場競爭力,四是長期而言減少了自己供應的數(shù)量,五是增加了索要貨款的難度。想想看,受供企業(yè)的產(chǎn)品不好賣、貨款收不回來,供應商的供貨款又如何好收呢?這就是產(chǎn)品價值鏈的連鎖反應。下游產(chǎn)品無市場,上游供貨商豈能有好日子過?《紅樓夢》里有句話,說相互牽連的官僚家族是“一損俱損,一榮俱榮”。我現(xiàn)在把這句話送給一條產(chǎn)業(yè)鏈上的各位商家。大家的關系就是“一損俱損,一榮俱榮”。
心存僥幸,妄想通過賄賂采購人員或企業(yè)高管快速取得供貨款項的供應商老板們,千萬不要行差踏錯!當供應商采取不正當手段與合作企業(yè)交往時,不僅是在腐蝕合作伙伴的員工,同時也是在掘自己企業(yè)的墳墓。
同時,供應商也應該想到,自己用此法對待別人企業(yè)的員工,合作企業(yè)也有可能運用此法拉攏自己的員工。你樂意嗎?
圣人言“己所不欲,勿施于人”。任何人做任何事情,都應該想一想,自己都不愿意接受的行為,又何必加之于人?
誠信合作才是長久之道。